Já ajudei a organizar dezenas de eventos B2B, desde grandes feiras a fóruns altamente segmentados. Uma pergunta frequente dos clientes da Lighthouse, e de gestores de marketing experientes, é: basta disparar milhares de e-mails para “lotar” um evento corporativo?
Isso parece simples, mas a realidade é mais desafiadora. Vou compartilhar o que aprendi analisando resultados reais, explorando os desafios do e-mail marketing isolado e como uma estratégia multicanal faz toda a diferença para eventos B2B. Acompanhe e entenda por que apenas confiar em e-mails pode limitar seus resultados, e quais caminhos podem multiplicar as inscrições e o engajamento.
O cenário atual dos eventos B2B e o papel do e-mail
O e-mail marketing segue relevante no ambiente B2B. Ele viabiliza contato direto, cria oportunidades de relacionamento e entrega mensagens personalizadas. Mas, na prática, uso excessivo ou isolado da ferramenta vem gerando resultados cada vez menores.
Dados recentes do mercado apontam uma queda nas taxas de abertura de e-mails. Segundo pesquisas da Data & Marketing Association, a taxa média de abertura no mailing B2B está abaixo de 25%, com taxas de conversão diretas menores do que 4% para eventos. Com tantas caixas de entrada saturadas, seu público seleciona rigorosamente o que vai abrir e agir.
Em eventos B2B, a decisão de participar é complexa: depende do valor percebido, do momento da empresa e da reputação da organização. Só enviar convites por e-mail geralmente não aquece o interesse, não cria relacionamento e, principalmente, não diferencia seu evento de dezenas de outros disputando a atenção do mesmo decisor.
As pessoas não vão a um evento só porque receberam um e-mail.
Esses resultados não mentem. E a experiência prática só reforça esse ponto. Justamente por isso, grande parte das estratégias de performance da Lighthouse envolve orquestração de canais.
Por que confiar apenas em disparos de e-mail limita seus resultados?
Em minhas consultorias, vi várias equipes confiando no “disparo em massa” como única solução para promover seus eventos. Na teoria parece econômico; na prática, limita o alcance, engajamento e conversão. Veja o porquê:
Filtro agressivo: Plataformas de e-mail e serviços anti-spam reduzem drasticamente a entrega de mensagens em massa.
Desatenção crescente: Usuários abrem menos e-mails, priorizando interações em outros canais.
Mensagens genéricas: Disparos sem personalização perdem relevância e geram baixíssima resposta.
Não fortalece o relacionamento: Só envia, mas não dialoga nem aquece o público.
Já acompanhei campanhas que, sozinhas, atingiram apenas 30% do público-alvo. Ou seja, de cada 100 execs que você quer atingir, apenas 30 veem o convite. Desses, muitos nem clicam. O restante? Nem sabe que seu evento existe.
Confiar apenas em e-mails pode significar perder mais de dois terços das pessoas que você gostaria de engajar.
Dados e exemplos reais: os desafios do e-mail isolado
Ao analisar mais de 50 eventos B2B organizados por empresas de médio e grande porte, observei padrões claros desse problema:
Taxa de ausência superior a 50% entre inscritos só via e-mail.
Bases grandes (acima de 40 mil contatos) com menos de 3% de cliques em convites.
Leads de alta qualidade conquistados apenas quando outros canais entraram na estratégia.
Um case emblemático: em uma edição de seminário do setor automotivo, uma organização apostou em quatro disparos para uma base de 25 mil contatos. As inscrições vieram quase que exclusivamente nas primeiras 24 horas após cada disparo. No final, 550 inscritos e 120 comparecimentos, resultado tímido para o tamanho da base.
Ao comparar com edições em que se usou redes sociais, remarketing e inbound junto dos e-mails, os inscritos saltaram para 1.200, com 600 presenças. O investimento extra foi inferior a 20% do orçamento inicial.
Eventos B2B dependem de experiência, awareness contínuo e múltiplos pontos de contato para convencer o público.
Os limites da segmentação e personalização no e-mail
Alguns podem pensar: “Mas e se eu segmentar bem minha base?” De fato, segmentação e personalização aumentam abertura e engajamento. Porém, mesmo com segmentações criteriosas e fluxos interativos, o e-mail sozinho não supre toda a jornada do participante.
Nem sempre dados estão atualizados ou completos.
É impossível abordar todos os stakeholders de uma conta só com e-mails, especialmente em negócios complexos.
Mensagens podem cair no limbo de filtros de spam ou serem ignoradas.
Em grupos de trabalho de que participei, ouvimos feedback direto dos convidados: só descobriram eventos relevantes quando o convite apareceu fora do e-mail, como em post patrocinado ou artigo no LinkedIn.
A personalização ajuda, mas não compensa a limitação estrutural do canal e-mail sozinho.
A mudança de comportamento dos decisores B2B
Decisores B2B não são mais lineares. Em vez do caminho clássico (recebe e-mail, clica, se inscreve), eles transitam por diferentes canais antes de fechar a inscrição para um evento.
Segundo pesquisas recentes, um usuário típico B2B interage em ao menos 5 pontos diferentes antes de agir, visitando site, verificando reputação da empresa, acessando redes sociais, ou recebendo indicação de colegas.
Os eventos mais lotados são aqueles que aparecem onde o público realmente está.
Testemunhei isso em segmentos como tecnologia e agronegócio, quanto mais diversificado o contato, maior o volume de inscritos qualificados.
Redes sociais e o poder do compartilhamento orgânico
Integrar redes sociais à estratégia de divulgação de eventos B2B ampliou substancialmente meu alcance. Um convite postado por executivos no LinkedIn ou por parceiros estratégicos repercute muito mais do que tiros aleatórios de e-mail.
Stories e posts patrocinados humanizam o evento e causam impacto visual.
Marcação de participantes, palestrantes e apoiadores amplia a capilaridade.
Aproximação direta do discurso com o tom do segmento e temas em alta.
Em uma ação promovida para empresa de tecnologia industrial, apenas quatro stories com depoimentos de speakers geraram mais visitas à landing page do evento que uma semana inteira de disparos por e-mail.
Viralização espontânea só acontece em canais onde seu público já participa e está engajado.
Remarketing: relembrando e aproximando potenciais inscritos
O remarketing ganhou espaço e respeito dentro das campanhas que lidero na Lighthouse. Ele permite lembrar o público sobre o evento mesmo após a visita inicial ao canal de inscrição, resgatando pessoas que abandonaram o processo ou pensaram em participar, mas se distraíram.
Anúncios em portais do setor e redes sociais relembram datas e diferenciais.Segmentações de remarketing direcionam mensagens só para quem já demonstrou interesse.
Resultados mostram taxas de conversão até quatro vezes maiores em inscritos que visualizaram remarketing.
Certa vez, um evento de construção civil teve taxa de reentrada de 35% no hotsite por meio do remarketing. Sem esse recurso, seriam visitantes e interessados perdidos pelo caminho.
O remarketing permite que seu evento continue sendo lembrado depois do “primeiro impacto”.
Inbound marketing: criando valor ao longo da jornada
Adicionar inbound marketing à divulgação estrutura autoridade, responde dúvidas frequentes e esquenta a base, sem depender só de e-mail. É o caso de produzir conteúdo relevante, tutoriais, entrevistas e artigos conectados ao tema do evento.
O inbound cria uma trilha de informações prestando serviço ao decisor e deixando clara a proposta do evento. Já coordenei campanhas em que pílulas de conteúdo geraram mais perguntas sobre inscrição do que os envios por e-mail.
Geração de artigos, e-books, checklists e mini vídeos.
Distribuição de conteúdo em portais, blogs e sites parceiros.
Construção de réguas automatizadas de nutrição que não se limitam ao inbox.
Esse mecanismo potencializa resultados e também impulsiona engajamento pós-evento, mantendo viva a conversa com os participantes.
Conteúdo bom prepara o público para o evento, e faz com que queira estar lá.
Automação de marketing: integração total entre canais e etapas
Automação de marketing oferece inteligência para coordenar disparos, posts, fluxos e anúncios em uma experiência integrada. Na Lighthouse, usamos automação para garantir que mensagens chegam no momento certo, sem saturar nenhum canal ou público.
Unificação de dados para personalização real, cruzando histórico de ações dos leads.
Envio de lembretes personalizados em múltiplos pontos (e-mail, WhatsApp, push, SMS).
Monitoramento do comportamento ao longo da jornada e resposta dinâmica da comunicação.
Com automação, já conduzi eventos em que mais da metade dos inscritos foi convertida após campanhas multicanal coordenadas, muitas vezes após a terceira ou quarta exposição ao convite, em canais variados.
O segredo não é a quantidade de disparos, é a orquestração inteligente dos momentos de contato.
Exemplos práticos de integração multicanal superando o e-mail isolado
Seja com bases grandes ou pequenas, a integração se mostra superior em todos os cenários que acompanhei. Veja exemplos práticos:
Evento de tecnologia: e-mail + post no LinkedIn + anúncios de remarketing. Inscrições aumentaram 119% comparado ao método só e-mail.
Fórum do agronegócio: inbound marketing (webinars e artigos) + segmentação de LinkedIn Ads + e-mail. Público diversificado, com 79% da audiência qualificada.
Congresso de educação: automação para coordenação de WhatsApp, SMS, post social e e-mail, cada etapa estimulando conversão em fases diferentes.
O que une esses cases? Vários pontos de contato, abordagem sequencial, criatividade na abordagem. Assim, o público não sente pressão, percebe valor e se sente convidado, não apenas “informado”.
A integração multicanal dá vida à divulgação. E traz resultados reais.
Como estruturar uma estratégia multicanal eficiente para eventos B2B
Baseado no que já vivi e testei, há passos simples e práticos para implementar uma comunicação multicanal, mesmo que sua empresa dependa fortemente da base de e-mails:
Mapeie os canais onde seu público está (redes sociais, portais, WhatsApp, etc).
Diversifique formatos: e-mail, post, artigo, vídeo, convite por mensagem direta.
Segmente mensagens para interesses e etapas da jornada de decisão.
Utilize automação para orquestrar fluxos e não sobrecarregar ninguém.
Inclua remarketing para recapturar interessados.
Estimule engajamento com conteúdos educativos e novidades do evento.
Meça cada etapa e ajuste táticas conforme resultados reais, sempre integrando os aprendizados às próximas edições.
A estratégia multiplataforma potencializa resultados mesmo para empresas com grandes bases de e-mail.
O impacto da diversificação de canais sobre inscrições e engajamento
Um erro que vejo é acreditar que, tendo uma base grande de e-mail, basta “insistir” para preencher o evento todo. Porém, todo mailing tem um teto de performance, só o nome e contato não garantem interesse ou participação efetiva.
Em campanhas que coordenei, a diversificação gerou saltos expressivos:
82% a mais de inscrições únicas, vindas de múltiplas fontes.
Melhora de até 47% nos índices de comparecimento.
Engajamento pós-evento até três vezes maior.
O segredo? A base de e-mail ajuda, mas os outros canais atraem novos contatos, aquecem relacionamentos e reforçam a lembrança do convite.
Quanto mais pontos de contato, maior o engajamento e a presença real no evento.
Personalização dinâmica e automação: mais do que personalizar nome
Personalizar deixou de ser apenas colocar o nome do destinatário no e-mail. A personalização dinâmica envolve ajustar o conteúdo, o texto do convite, o canal e até o horário de envio conforme o perfil de interesse, área de atuação e estágio de engajamento do participante.
Convidados que interagiram pouco recebem reforço via WhatsApp ou anúncio.
Interessados avançados recebem agenda customizada e links para agendar reuniões.
Palestrantes e patrocinadores ganham conteúdos próprios, estimulando divulgação espontânea.
Os sistemas de automação modernos utilizados pela Lighthouse permitem orquestrar isso sem exigir esforço manual absurdo, o que torna essa abordagem escalável e funcional para eventos de todos os tamanhos.
A personalização eficaz é aquela que entende o contexto do convidado, e não só seu nome.
Conteúdo relevante: o combustível da divulgação de eventos
Em quase todos os cases de sucesso que acompanhei, a produção de conteúdo relevante foi o que transformou curiosos em inscritos engajados. Conteúdo pode ser desde artigos e posts, até webinars rápidos ou entrevistas com speakers.
O segredo é entregar valor de forma progressiva: postar insights, mostrar bastidores do evento, responder perguntas frequentes e apresentar novidades de maneira exclusiva. Recursos visuais, aliás, ajudam, como mostramos neste guia de uso de imagens em blogs.
Artigos respondem dúvidas e aprofundam temas do evento.
Vídeos e fotos humanizam o convite, mostrando quem está por trás da organização.
Depoimentos de edições anteriores inspiram confiança e vontade de participar.
Quando diversifico conteúdos nos formatos e canais certos, percebo aumento direto em tráfego e cadastro, é possível ver esse impacto com gráficos de evolução, como destaquei em outro texto sobre novidades em estratégias digitais.
O público precisa se reconhecer na comunicação para decidir marcar presença.
Como maximizar o engajamento com automação e remarketing
Automação permite criar trilhas diferentes de comunicação de acordo com o comportamento do público:
E-mails para quem abriu a primeira mensagem, mas não clicou no link de inscrição.
Notificações via WhatsApp para inscritos que ignoraram o lembrete do evento.
Segmentação de remarketing para visitantes do site que não finalizaram cadastro.
A integração das trilhas reduziu o índice de “no-shows” pela metade em vários eventos cujos resultados acompanho. E, na pós-avaliação, os participantes relatam sentir-se acompanhados, nunca pressionados ou saturados por mensagens irrelevantes.
Automação bem desenhada equilibra aproximação e respeito ao tempo do público.
Medindo o sucesso da estratégia multicanal
Cada ação precisa ser medida e registrada em KPIs de captação, engajamento e retenção. As ferramentas disponíveis hoje vão além de reportar aberturas e cliques:
Acompanhe a jornada do lead (onde entrou, por quais canais navegou, tempo até inscrição, etc).
Mensure o canal com maior taxa de conversão e engajamento.
Avalie a participação ao vivo, interação em tempo real, compartilhamento de conteúdo e índice de follow up pós-evento.
Não é incomum encontrar, ao final, que o canal decisivo para um convidado não foi o e-mail inicial, e sim um post patrocinado, um artigo de blog detalhado ou uma conversa em WhatsApp.
Cuidados com o uso massivo de e-mail: filtros e reputação
Outra barreira real é a reputação dos domínios e entregabilidade. Plataformas de e-mail aplicam filtros rigorosos, penalizando remetentes de alto volume e mensagens repetidas. Já vi vários casos de domínios bloqueados após três ou quatro disparos próximos, e isso engessa toda a comunicação, prejudicando o trabalho de marketing.
Mais sério ainda: quando usuários marcam mensagens como spam, o domínio pode ser barrado por provedores e serviços corporativos. Isso fecha portas para futuras campanhas, não só para eventos.
Por isso, insisto em diversificar canais e em orquestrar disparos em janelas de tempo estratégicas. Com uso inteligente, o e-mail segue relevante, mas nunca isoladamente.
Reputação de remetente é moeda valiosa, não desperdice com disparos em massa sem estratégia.
Blogs, guias e o apoio do inbound para eventos
Muitos clientes se surpreendem ao saber que artigos publicados em blogs institucionais ou portais do segmento geram inscrições qualificadas, às vezes mais duradouras que as vindas via e-mail. Um artigo bem rankeado sobre tendências do setor, por exemplo, atrai interessados que buscam aprendizado, e converte sem ser invasivo.
Guia de uso de recursos digitais, casos de sucesso e entrevistas de palestrantes, como as disponíveis em guias de markdown para equipes e novas versões de ferramentas colaborativas, impulsionam tráfego qualificado e abrem portas para eventos, webinar e fóruns.
Conteúdo evergreen mantém fluxo contínuo de inscritos interessados.
SEO bem feito atrai público orgânico relevante.
Posicionamento de marca é fortalecido, tornando futuros convites mais eficazes.
Invista, sempre que possível, na construção de canais próprios de conteúdo. Isso solidifica autoridade, gera leads mais preparados e reduz dependência de canais “alugados”, como plataformas de envio de e-mail.
Conteúdo relevante mantém inscrições fluindo muito depois da campanha inicial de divulgação.
Cuidados e dicas para maximizar o resultado do seu e-mail marketing
Mesmo sabendo dos limites, não descarto o e-mail, ele segue peça-chave. Mas, para ter o melhor aproveitamento, priorize:
Base atualizada, limpa e opt-in.
Mensagens curtas, foco no valor do evento e CTA claro.
Segmentação ativa: convite diferente para cada nicho e persona.
Integração ao plano de ações dos outros canais.
Envios programados em função do contexto (sem excesso ou repetições).
Design responsivo; assunto claro e objetivo.
Com esses cuidados, o e-mail se destaca positivamente na estratégia, junto, e não sozinho.
Não basta informar: é preciso conquistar e acompanhar o público
Os eventos B2B atuais vão além do simples envio de convite. Eles pedem uma experiência completa, do “pré” ao “pós”. O papel da Lighthouse é justamente desenhar essa experiência, integrando canais, fomentando engajamento e medindo cada etapa, do interesse à inscrição, da participação ao relacionamento pós-evento.
Desenvolva ações multicanais, produza conteúdos que respondam expectativas, personalize contatos e use automação para equilibrar abordagem e timing. Assim, cada disparo, de e-mail, WhatsApp ou social, fará parte de uma narrativa completa, e não de uma tentativa isolada.
Divulgar evento não é empurrar mensagem. É criar conexão, confiança e presença.
Conclusão
Organizar eventos B2B implica muito mais do que enviar convites. Ao longo dos anos, aprendi que disparos de e-mail, quando usados isoladamente, criam barreiras ao engajamento e à conversão. O caminho mais eficiente para lotar eventos, gerar inscrições qualificadas e construir reputação está na integração de canais: redes sociais, inbound marketing, remarketing, automação e produção de conteúdo relevante.
Empresas que apostam em experiências multicanais conquistam mais público, ampliam presença de marca e conseguem mensurar, com clareza, o retorno de cada ação. Se deseja transformar sua próxima edição e potencializar resultados, traga essas estratégias para sua realidade ou converse com especialistas. Conheça mais das soluções da Lighthouse e veja como integrar marketing e vendas pode realmente iluminar o caminho do seu evento no ambiente digital.
Perguntas frequentes sobre disparos de e-mail e eventos B2B
O que é disparo de e-mail em eventos B2B?
Disparo de e-mail em eventos B2B é o envio de convites e comunicações, via e-mail marketing, a listas de contatos de empresas visando divulgar e estimular inscrições para eventos corporativos. Normalmente envolve campanhas massivas, segmentadas por perfil ou interesses, utilizando plataformas específicas. É um canal direto, mas, quando usado sozinho, enfrenta desafios de baixa entrega e escasso engajamento.
Como atrair mais participantes para eventos B2B?
Na minha experiência, os melhores resultados vêm da integração de múltiplos canais: e-mail, redes sociais, inbound marketing, remarketing e conteúdo personalizado. Use posts em LinkedIn, artigos em blogs especializados, anúncios segmentados e interaja diretamente com leads por WhatsApp ou outras redes. A diversidade amplia o alcance, aumenta engajamento e cria múltiplos pontos de contato para convencer mais pessoas do valor do seu evento.
Vale a pena usar só e-mail para divulgar eventos?
Não recomendo depender apenas de e-mail para divulgação de eventos B2B. O disparo isolado geralmente resulta em baixo alcance e pouco engajamento, mesmo com listas grandes. Integre estratégias de redes sociais, inbound, remarketing e automação para escalar seus resultados e impactar diferentes perfis de público.
Quais são as melhores estratégias além do e-mail?
Além do disparo de e-mail, recomendo integrar redes sociais (especialmente LinkedIn para B2B), criar conteúdos relevantes (artigos, vídeos, cases), investir em remarketing, automação de mensagens e ações de inbound marketing como webinars, checklists e entrevistas. A união dessas estratégias gera mais leads, melhora o relacionamento com o público e amplia as inscrições de forma sustentável.
Como aumentar o engajamento em convites para eventos?
Para aumentar engajamento, personalize ao máximo sua comunicação, varie formatos e canais, distribua conteúdos complementares e incentive a interação (respostas, compartilhamentos, perguntas). Use automação para alimentar trilhas de mensagens conforme o interesse do público e envie lembretes em momentos-chave, sem saturar. Campanhas multicanais estimulam curiosidade e criam senso de participação, trazendo mais resultados.
